Esok-verkosto

Saavutettava viestintä

Johdanto

Miikka Kimari

Korkeakoulujen viestintäyksiköt tukevat korkeakoulun perustehtävää ja strategian toteuttamista. Ne luovat ja ylläpitävät viestinnän välineitä ja kanavia sekä tukevat, konsultoivat ja koordinoivat korkeakouluyhteisönsä viestintää.

Korkeakoulujen viestintää sivuavia lakeja on hyvinkin toistakymmentä (lainsäädännöstä enemmän tämän suosituksen artikkelissa Oikeusjärjestys ja saavutettavuus). Samalla kun verkkoviestinnän ja muiden sähköisten kanavien merkitys korkeakouluissa yhä kasvaa, korostuvat saavutettavuuden toteuttamisen mahdollisuudet ja haasteet.

Salon (2013) mukaan viestinnän saavutettavuus tarkoittaa mahdollisimman selkeää ja ymmärrettävää kommunikaatiota. Saavutettavuus pitää ottaa huomioon sekä viestintäkanavien että viestin sisällön näkökulmista. Lisäksi saavutettavaa viestintää suunniteltaessa kannattaa pohtia, mitä ja kenelle viestitään sekä miten ja milloin viestintä toteutetaan (1).

Esimerkiksi verkkoviestinnässä käytettävän kielen tulee olla selkeää ja verkkosivuja on voitava käyttää erilaisten apuvälineiden avulla. On myös oleellista, että tarvittava tieto löytyy helposti ja viestinnässä käytetään kuvia ja symboleja auttamaan viestin ymmärtämisessä. Lisäksi tiedon tulee olla tavoitettavissa eri aisteilla, ei esimerkiksi vain visuaalisena (1).

Korkeakoulut pyrkivät viestinnässään muun muassa avoimuuteen, luotettavuuteen, tasapuolisuuteen, nopeuteen ja läpinäkyvyyteen. Opetus- ja kulttuuriministeriön selvitys 2012 (2, 53) nostaa kehittämislistalle viestinnän saavutettavuuden. Saavutettavuus voi tuoda tulleessaan myös lisäarvoa:

Saavutettava viestintä

  • tukee johtamista, työskentelyä ja opiskelua
  • tavoittaa vastaanottajia mahdollisimman laajasti ja monipuolisesti
  • edistää yhdenvertaisuutta
  • voi tuoda organisaatiolle merkittävääkin kilpailuetua.

Viestintäyksikkö vastaa ulkoisen ja sisäisen viestinnän suunnittelusta, toteuttamisesta ja kehittämisestä yhdessä muiden korkeakoulun yksiköiden kanssa. Usein yhteistyökumppaneita ovat esimerkiksi viestintäyhdyshenkilöt ja johtajat eri yksiköissä. Korkeakoulujen kansainvälinen toiminta ja monikansallinen henkilöstö edellyttävät myös englanninkielistä viestintää. Viestintäyksiköllä on monia mahdollisuuksia edistää korkeakouluyhteisön saavutettavuutta toteuttaessaan tehtäviään.

Viestinnän kehittäminen saavutettavammaksi ei yleensä aiheuta merkittäviä lisäkustannuksia. Esimerkiksi ymmärrettävä ja selkeä esite ei ole sen kalliimpi toteuttaa kuin muutkaan esitteet. Saavutettavuus on enemmänkin jokapäiväisessä työssä huomioitava näkökulma kuin erillinen kehitettävä asia (1).

Lähteet

  1. Viestintää kaikille - Saavutettavan viestinnän opas kulttuuritoimijoille Outi Salo. Päivitetty versio 2013. Kulttuuria kaikille palvelu. Helsinki. Haettu 15.12.2013.
  2. Hitaasti, mutta varmasti? Saavutettavuuden edistyminen yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa 2000-luvulla. Johanna Penttilä. Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisuja 2012:10. Opetus- ja kulttuuriministeriö 2012. Haettu 10.3.2013.

Viestinnän saavutettavuussuositukset

Korkeakoulujen tilanteet ja toimintakulttuurit ovat erilaisia, mutta seuraavat suositukset voivat olla lähtökohtana omien saavutettavuusohjeille ja -hankkeille. Saavutettavuussuositus on saatavilla word-asiakirjoina omien versioiden muokkaamista ja tulostamista varten.

1. Saavutettavuus otetaan huomioon viestinnän strategisessa suunnittelussa ja ohjeistuksissa

2. Toiminnan ja ympäristöjen saavutettavuutta kehitetään ja arvioidaan systemaattisesti osana korkeakoulun laadunvarmistusta

Kehittämiseen osallistetaan henkilöstön jäseniä ja opiskelijoita, joilla on asiantuntemusta ja/tai kokemusta saavutettavuuden toteuttamisesta, esteistä ja niiden poistamisesta.

3. Viestintähenkilöstöllä on riittävät voimavarat (muun muassa osaaminen ja aika) saavutettavan viestinnän toteuttamiseen

  • varmistetaan viestintäyksikön koko henkilöstön osaaminen
  • henkilöstön vastuut ja tehtävät on selkeästi määritelty
  • viestintään on nimetty saavutettavuudesta vastaava(t) henkilö(t).

4. Saavutettavuus otetaan huomioon sekä viestintäyksikön henkilöstön että asiakkaiden kaikessa toiminnassa

  • varmistetaan riittävä ja saavutettava tiedonsaanti kaikille asiakkaille muillakin kuin suomen kielellä
  • hankinnoissa otetaan huomioon verkkopalvelujen, sovellusten ja laitteiden saavutettavuus
  • viestintäyksikön toteuttama viestintä eri muodoissaan, koulutus, ohjeet ja palvelut edistävät saavutettavuutta muodollaan ja sisällöllään
  • saavutettavuuteen liittyvät käytännöt on selkeästi kuvattu viestinnän ohjeissa ja verkkosivuilla

5. Viestintäyksikkö on aktiivinen saavutettavuuden edistämiseksi omassa korkeakoulussa, alueellisessa ja valtakunnallisessa yhteistyössä

 

Viestinnän saavutettavuuden tarkistuslista

Korkeakoulujen tilanteet ja toimintakulttuurit ovat erilaisia, mutta seuraavat kysymykset voivat olla lähtökohtana omien saavutettavuusohjeille ja -hankkeille. Tarkistuslista on saatavilla word-lomakkeena omien versioiden muokkaamista ja tulostamista varten.

Arvioi viestinnän oman vuorovaikutuksen ja korkeakoulutason eri osa-alueet. Tarkista soveltuvin osin, mitkä kohdat on jo otettu huomioon ja mitkä ovat kehittämisen tarpeessa. Yleensä muutosten toteuttamiseksi tarvitaan saavutettavuussuunnittelua, eri tahojen yhteistyötä ja vaiheittaista etenemistä..

Viestintää toteuttava henkilöstö (viestintäyksikössä ja muualla korkeakoulussa)

  • Henkilöstö on perehtynyt perusteluihin ja käytäntöihin saavutettavuuden toteuttamiseksi.
  • Kaikki henkilöstön jäsenet ovat perehtyneet palvelemaan kulttuuri- ja kielitaustaltaan, iältään ja toimintakyvyltään erilaisia asiakkaita.
  • Henkilöstöllä on käytettävissään tieto vammaisille asiakkaille suunnatuista resursseista (henkilöistä, palveluista ja tietolähteistä).
  • Kaikki viestintäyksikön henkilöstön jäsenet osaavat tehtävissään ottaa huomioon saavutettavuuden.

Verkkosivut ja -palvelut

  • Korkeakoulun viestinnässä, kuten verkkosivun suunnittelussa ja materiaalien julkaisemisessa (esimerkiksi Word-, PDF- ja PowerPoint-tiedostot) sekä sosiaalisen median käytössä toteutetaan verkkosaavutettavuuden hyviä käytäntöjä (esimerkiksi WCAG 2.0 AA-taso).
  • Korkeakoulun verkkosivuilla ja esittelyissä on tieto sitoutumisesta saavutettavuuteen. Esimerkiksi: "Tavoitteemme on tehdä kaikista ympäristöistä, julkaisuista ja toiminnoista saavutettavia. Ilmoita verkkosivuista vastaavalle henkilöstölle kohtaamastasi esteestä ja ratkaisuista niiden poistamiseksi."
  • Viestinnän verkkosivuilla on tieto sitoutumisesta verkkosisältöjen saavutettavuuteen. Esimerkiksi, "Teemme parhaamme, että verkkosivumme olisivat saavutettavat kaikille. Grafiikalle ja kuville on tekstivastineet. Videotallenteet ovat tekstitettyjä ja sanallisesti kuvailtuja niin, että tieto on saatavilla käyttäjille, jotka eivät voi kuulla ääniä tai nähdä videoita. Ehdotukset sivujen saavutettavuuden kehittämiseksi ovat tervetulleita."
  • Keskeiset tiedot ja sisällöt ovat saatavissa muillakin kuin suomen kielellä.
  • Henkilöstön käytössä on saavutettavuuden varmistava julkaisujärjestelmä, verkkosivupohja ja/tai -ohjeistus sivujen laatimiseen.
  • Viestintähenkilöstölle järjestetään mahdollisuus osallistua työpajaan, jossa opitaan tekemään saavutettavia verkkosisältöjä.
  • Viestinnän toteuttamat verkkosivut, tietokannat ja julkaisut ovat saavutettavissa apuvälineillä kuten ruudunlukuohjelmilla.
  • Korkeakoulussa on varauduttu järjestämään yhdenvertainen pääsy verkkosivujen ja -palvelujen sisältöihin, jos ne eivät ole saavutettavia.
  • Verkkoviestinnän saavutettavuutta arvioidaan säännöllisesti.

Koulutus, ohjeet ja oppaat

  • Saavutettavuus sisältyy viestinnän järjestämiin henkilöstökoulutuksiin. Katso myös Saavutettava opetus.
  • Viestinnän ohjeet ja oppaat ohjaavat toteuttamaan saavutettavuutta ja ovat toteutukseltaan saavutettavia.
  • Viestinnän ohjeet tapahtuman järjestäjälle sisältävät tiedon saavutettavan tilaisuuden toteuttamiseksi.
  • Keskeiset tiedot ja sisällöt ovat saatavissa muillakin kuin suomen kielellä.

Uutisointi, informaation jakaminen ja esittelyt

  • Saavutettavuus ja esteettömyys ovat mukana korkeakoulun oman toiminnan uutisoinnissa, informaatiosisällöissä ja esittelyissä.
  • Saavutettavuus on otettu huomioon aineistojen eri muodoissa (painotuotteet, sähköiset asiakirjat, multimedia).
  • Korkeakoulun sisäiset ja ulkoiset tiedotteet ovat saavutettavia.
  • Korkeakoulun sidosryhmäjulkaisut ovat saavutettavia.
  • Sidosryhmäjulkaisuissa kerrotaan säännöllisesti saavutettavuuden edistämisestä.
  • Keskeiset tiedot ja sisällöt ovat saatavissa muillakin kuin suomen kielellä.