Esok-verkosto

Tietohallintostrategiat korkeakouluissa

Paula Pietilä

Johdanto

Saavutettavuuden sisällyttäminen strategioihin on yksi opetus- ja kulttuuriministeriön toimenpidesuosituksista korkeakouluille 2012 selvityksessä (1). Monet opiskelijoiden ja henkilöstön tunnistamista mahdollisuuksista saavutettavuuden edistämiseksi koskevat  tieto- ja viestintäteknologian hyödyntämistä. Kartoitin helmikuussa 2013 korkeakoulujen tietohallintostrategioita saavutettavuuslinjausten löytämiseksi.

Otsikko "tietohallintostrategiat korkeakouluissa" on harhaanjohtava, koska en ole tarkastellut tietohallintostrategioita systemaattisesti, vaan nojautuen yksinkertaiseen google-hakuun "Tietohallintostrategia ja yliopisto" sekä "Tietohallintostrategia ja ammattikorkeakoulu". Yliopistojen kohdalla olen tehnyt joitakin hakuja niiden omilta verkkosivuilta siinä tapauksessa, että google on antanut ymmärtää verkkosivuilta löytyvän jotakin tietohallintostrategiaan viittaavaa.

Tiedonhaun lisäksi lähetettiin korkeakoulujen IT-johdolle maaliskuussa 2013 kysely, jossa tiedusteltiin mm. onko korkeakoululla tiedonhallintostrategiaa ja miten saavutettavuus on siinä huomioitu. Lisäksi kysyttiin, millainen rooli tietohallintostrategialla on korkeakoulun tietohallinnossa ja onko saavutettavuuden huomiointi vastaajien mielestä korkeakoulujen oma tehtävä vai olisiko valtakunnallinen yhteistyö tarpeen.

Maaliskuun loppuun mennessä kyselyyn oli vastannut kolme korkeakoulua: Aalto yliopisto, Kajaanin ammattikorkeakoulu ja Metropolia ammattikorkeakoulu.

Strategioita on runsaasti, mutta niiden löytäminen on haastavaa

Yleisesti voidaan sanoa, että tietohallintostrategioita löytyy korkeakouluista kohtalaisen hyvin, mutta niiden ikä vaihtelee. Haussa (tehty 22.2.2013) löytyi tietohallintostrategiat seuraavilta korkeakouluilta: Hämeen ammattikorkeakoulu, Jyväskylän yliopisto, Lapin yliopisto, Lappeenrannan teknillinen korkeakoulu, Oulun yliopisto, Taideteollinen korkeakoulu, Tampereen yliopisto, Turun ammattikorkeakoulu ja Vaasan yliopisto.

Löydetyt tietohallintastrategiat olivat kaikki vanhentuneita. Jyväskylän yliopiston ja taideteollisen korkeakoulun strategiat olivat molemmat vuosilta 2007-2010. Lapin yliopiston strategia 2003-2006, Lappeenrannan teknillisen korkeakoulun strategia 2002-2006, Tampereen yliopiston strategia oli päivitetty 2004 ja Oulun yliopiston tuorein löydetty strategia oli vuosilta 1998-2001. Oulun yliopiston hallituksen pöytäkirjamerkinnöistä löytyi mainintoja myös tietohallintostrategiasta vuosille 2003-2005. Ammattikorkeakouluista tietohallintostrategioita löytyi Hämeen ammattikorkeakoululta vuosille 2007-2010 ja Turun ammattikorkeakoululta vuosille 2005-2008.

Viitteitä tietohallintostrategian olemassaolosta löytyi myös Helsingin yliopistosta ja Itä-Suomen yliopistosta, mutta itse strategiaa ei näiden yliopistojen sivuilta löytynyt.

Tarkastelun perusteella voidaankin tehdä sellainen varovainen johtopäätös, että tietohallintostrategioita luultavasti on korkeakouluilla löydettyä enemmän ja ne ovat tuoreempia kuin löydetyt strategiat. Näyttää siltä, että osa korkeakouluista on yhdistänyt strategioitaan. Esimerkiksi Itä-Suomen yliopistossa löytyy tietohallinnosta yksittäinen maininta yleisestä strategiasta. Toiset taas käsittelivät tietohallintoon liittyviä asioita useissa strategioissa, esimerkiksi Vaasan yliopistolla löytyy tietohallintostrategian lisäksi tieto- ja viestintätekniikan opetuskäytön strategia. Nämä ovat ilmeisesti yliopiston intra-sivuilla, koska niihin en päässyt käsiksi.

Ammattikorkeakoulut olivat ilmeisesti yhdistäneet tietohallintostrategioitaan, joihinkin oman paikkakuntansa tietohallintostrategioihin tai ainakin tekivät tiivistä yhteistyötä paikallisten muiden toimijoiden kanssa. Yksi IT-johdon kyselyn vastaajista kertoikin, että ammattikorkeakoulun strategia oli yhdistymässä osaksi koko kaupungin TVT-strategiaa.

Korkeakoulujen internet-sivuilta tietoa etsiessä tuli vaikutelma, että strategioita koskevaa tietoa ei sivuilla juuri ole. Monet korkeakoulut tyytyivät referoimaan lyhyesti yleistä strategiaansa ja muita toimintasuunnitelmiaan. Kaikki kolme kyselyyn vastannutta korkeakoulua kertoivat, että valmiit tai valmisteilla olevat tietohallintostrategiat löytyvät yliopiston intranetistä. Ehkä taustalla on ajatus siitä, että hallinnollinen työ ei kiinnosta yliopiston ulkopuolisia tahoja. Kuitenkin strategioilla luodaan tulevaisuutta ja toiminnalle tavoitteita, joista myös muut tahot voisivat ottaa oppia.

Helppokäyttöisyyttä ja käytettävyyttä strategioissa

Löydetyt tietohallintastrategiat kävin läpi yksinkertaisella pdf-tiedoston sanahakutoiminnolla. Käytetyt hakusanat olivat: "esteett", "saavutett", "helppokäytt", "yhdenvert", "WCAG", "design","sokea" ja "ruudunluku". Haun perusteella osumia löytyi muutamia. Tavallisimmin tietohallinnon strategioissa puhuttiin "helppokäyttöisyydestä" tai "käytettävyydestä".

Saavutettavuuden mainitsi strategiassaan ainoastaan taideteollinen korkeakoulu: "Saavutettavuus tietohallintastrategian tavoitteissa: G: Tietohallintovalinnoissa huomioidaan saavutettavuus ja käytettävyys. Sekä tavoitteissa vuodelle 2010: E) Korkeakoulun erityisosaaminen uuden median, TVT:n pedagogisen käytön, saavutettavuuden ja käytettävyyden osalta otetaan huomioon kaikissa tietojärjestelmä- ja sovellushankinnoissa, jotka koskevat merkittävää osaa korkeakoulun osastoja/yksiköitä".

Hämeen ammattikorkeakoulu korostaa palveluiden helppokäyttöisyyttä laatua ja asiakaslähtöisyyttä lisäävänä seikkana: "Eräs keskeinen tekijä palvelujen tehokkaassa hyödyntämisessä on helppokäyttöisyyden korostaminen niin palveluissa kuin tuotteissa. Tähän päästään panostamalla asiakasyhteistyöhön ja sitä kautta parantamalla mm. käytettävyyttä ja visuaalisuutta. Helppokäyttöisyyttä kehitetään myös yhteistyössä alan asiantuntijoiden, mm. viestinnän, kanssa". Viimeisessä lauseessa korostetaan helppokäyttöisyyden kehittämistä yhdessä asiantuntijoiden kanssa.

Samansuuntaista verkostomaista toiminnan kehittämistä korostaa omassa strategiassaan myös opetus- ja kulttuuriministeriö: "Tietohallintostrategian onnistunut toteuttaminen edellyttää hallinnonalan toimijoiden osaamisen vahvistamista. Osaamisalueet määritellään kattavasti. Organisaatioita ja niiden toimintamalleja kehitetään verkostomaisen toiminnan edellyttämään suuntaan, jonka kautta tietoa ja osaamista voidaan jakaa esteettömästi."

Yhteenvetona voidaan todeta, että saavutettavuus, käytettävyys ja helppokäyttöisyys on mainittu hyvin satunnaisesti korkeakoulujen tietohallintostrategioissa. Yksityiskohtaisempaa tarkastelua saavutettavuudesta, kuten erilaisten käyttäjäryhmien huomioimista en löytänyt yhdestäkään tarkastellusta strategiasta.

Kysyttäessä IT-johdon edustajilta, kannattaisiko saavutettavuus mainita strategiassa. Kaksi oli sitä mieltä, että saavutettavuus kannattaa mainita, jotta se muistetaan huomioida. Yksi vastaaja piti saavutettavuutta enemmänkin operatiivisena kysymyksenä, jonka merkitys on myös tärkeä määritellä.

Kaiken kaikkiaan korkeakoulujen tietohallintostrategioiden löytäminen oli kokeneellekin tiedon etsijälle työlästä. Jo edesmennyt virtuualiyliopisto -hanke näytti kiitettävästi keränneen korkeakoulujen tietohallintostrategioita koskevaa tietoa, mutta nyt tällainen tietopankki puuttuu.

On huomattava, että tuoreimmat löytämäni strategiat ovat parin vuoden takaa ja olisikin mielenkiintoista tarkastella uusimpia strategioita saavutettavuusnäkökulmasta. Laajempaa näkökulmaa asiaan voisivat tuoda myös korkeakoulujen tietohallintotyöryhmien haastattelut.

Lähteet

  1. Hitaasti, mutta varmasti? Saavutettavuuden edistyminen yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa 2000-luvulla. Johanna Penttilä. Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisuja 2012:10. Opetus- ja kulttuuriministeriö 2012. Haetuu 10.3.2013.

Tarkastellut korkeakoulujen tietohallintostrategiat

Muut viittaukset korkeakoulujen strategioihin

Muut julkaisut